Dès lors qu’un professionnel tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés, il est tenu de remettre à l’administration fiscale une copie du fichier des écritures comptables (FEC) dès le début des opérations de vérification, pour tous les contrôles pour lesquels les avis de vérification sont adressés à compter du 1er janvier 2015 (une tolérance a été admise par les AGA pour l’exercice 2014.
Par ailleurs, les documents élaborés par le logiciel Excel ne constituent ni des documents comptables, ni un fichier des écritures comptables conforme aux normes en cas de contrôle fiscal.
Seule la remise du fichier des écritures comptables vaut remise de la comptabilité.
Ce fichier regroupe l’ensemble des enregistrements informatiques qui constituent les écritures de la comptabilité générale. Il doit répondre aux normes prévues par l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales, qui définit un format standard (types de fichiers, mentions, enregistrements et codages des informations). Ce fichier est obligatoirement accompagné d’un descriptif détaillé conforme aux dispositions de l’article A47 A-1 du LPF, permettant de faciliter la lecture de la comptabilité.
Vous pouvez aisément constater que seul un logiciel spécifiquement élaboré pour la tenue de la comptabilité sera en mesure de répondre aux nouvelles obligations prévues par le Livre des Procédures Fiscales en cas de contrôle fiscal.
Si votre comptabilité est informatisée, nous vous recommandons vivement de contacter votre éditeur de logiciel, afin qu’il vous certifie que le logiciel utilisé sera en mesure de produire le fichier des écritures comptables selon les normes préconisées par l’administration fiscale.
De plus, l’administration fiscale met à la disposition de tous les professionnels un logiciel disponible en téléchargement libre, permettant de vérifier que le logiciel comptable utilisé respecte les normes. “ Test compta Demat” est à télécharger sur le site : http://www.economie.gouv.fr/dgfip dans l’espace “Contrôle fiscal” sous l’onglet “Outil de test des fichiers d’écritures comptables”.
Il vous est également recommandé de procéder à cette vérification.
Que se passe-t-il en cas de défaut de présentation des fichiers des écritures ?
Par ailleurs, les documents élaborés par le logiciel Excel ne constituent ni des documents comptables, ni un fichier des écritures comptables conforme aux normes en cas de contrôle fiscal.
Attention
Si vous présentez seulement sous forme papier des données originellement informatisées, vous ne remplissez pas correctement votre obligation de conservation : En revanche, ‘la conservation sur support informatique vous dispense d’un archivage supplémentaire sur support papier (BOI13 L-1-06, n’70)
Le défaut de présentation de comptabilité selon les nouvelles modalités est passible d’Une amende de 5.000 €, applicable pour chaque – exercice pour lequel la copie du fichier des écritures comptables n’est pas remise au vérificateur, ou lorsque le fichier remis n’est pas conforme aux normes prévues par l’article A47 – A-1 du LPF.
Par ailleurs, lorsque l’obligation de remise du fichier des écritures comptables n’est pas respectée, l’administration fiscale pourra mettre en oeuvre la procédure d’évaluation d’office pour opposition à contrôle fiscal. Dans ce cas, la charge de la preuve repose sur le contribuable, qui sera passible d’une majoration de 100 % des droits rappelés.
Les solutions à vos obligations comptables
En conclusion, vous avez trois solutions pour remplir vos obligations comptables, à savoir,
tenir vous-même votre comptabilité :
• en format papier, au moyen d’un livre journal des recettes et des dépenses.
C’est ce livre appuyé des pièces comptables (factures, …) qui devra être présenté au vérificateur en cas de contrôle fiscal ;
• au moyen d’un logiciel, appuyé des pièces comptables. En cas de contrôle fiscal, un fichier des écritures comptables conforme aux normes de l’article A47 A-1 du LP F devra être remis au vérificateur dès le début des opérations de contrôle.
L’AGAM met à votre disposition une liste de logiciels agréés.
• faire appel à un professionnel de l’expertise-comptable ou au service comptable de l’AGAM : il attestera auprès de l’association agréée que les obligations comptables sont respectées. En cas de contrôle fiscal, il produira au vérificateur les fichiers des écritures comptables.
Quel délai de conservation pour les documents comptables ?
Quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, le délai général de conservation est de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Lorsque ces livres, registres, documents ou pièces justificatives sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant au moins 3 ans (délai de reprise), puis, à l’issue de ce délai, sur tout support pendant encore 3 ans (art. L 102 B-I du livre des procédures fiscales).
Attention : si vous présentez seulement sous forme papier des données originellement informatisées, vous ne remplissez pas correctement votre obligation de conservation.
En revanche, la conservation sur support informatique vous dispense d’un archivage supplémentaire sur support papier (BOI13 L-1-06, n’70).
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